2.1 La Cadena Documental
Para que un producto llegue al estante de Mundo Papel S.L., debe seguir un rastro de documentos. Según los apuntes, la cadena es:
- Pedido: Lo que solicitamos al proveedor.
- Albarán (o Nota de Entrega): Documento que viaja con la mercancía y describe lo que se entrega físicamente.
- Factura: Documento contable que solicita el pago.
Regla de Oro en Recepción
Nunca se debe dar por buena una entrega sin cotejar el Albarán con el Pedido Original. Si el proveedor envía de más, de menos o algo distinto, el albarán es nuestra única prueba legal inmediata.
2.2 Gestión de Bultos y Recepción Física
El proceso de descarga requiere una atención técnica minuciosa para evitar errores de inventario:
Conteo de Bultos
Antes de firmar nada, cuenta las cajas. Si el albarán dice "3 bultos" y hay 4, estamos ante un Bulto Extra.
Inspección de Embalaje
Busca golpes, manchas de humedad o precintos rotos. El transportista suele tener prisa, pero tú tienes el derecho (y deber) de inspeccionar.
La Firma Condicionada
Si no puedes abrir las cajas en el momento, firma indicando: "Pendiente de revisión de contenido". Esto protege a la empresa ante daños que no se ven por fuera (daños ocultos).
2.3 Cálculo del Peso Volumétrico
En logística, las agencias de transporte no solo cobran por lo que pesa la caja en una báscula (peso real), sino por el espacio que ocupa en el camión. Esto es el Peso Volumétrico.
Fórmula de Cálculo
Peso Volumétrico (kg) = (Largo x Ancho x Alto) / Factor de Conversión (En nuestros apuntes, el factor estándar es 6000 si las medidas son en cm).
Ejemplo Real de Mundo Papel S.L.:
Recibimos una caja de plumas estilográficas de lujo. Es muy ligera pero la caja es grande para protegerlas.
- Medidas: 60 cm x 40 cm x 40 cm.
- Peso Real en báscula: 5 kg.
- Cálculo Volumétrico: (60 x 40 x 40) / 6000 = 16 kg.
Resultado: La agencia nos cobrará por 16 kg, no por los 5 kg que pesa realmente, porque la caja ocupa el espacio de 16 kg de mercancía estándar.