Recibir mercancía no es solo "firmar un papel". Es un proceso de control de calidad y administrativo que asegura que no paguemos por productos que no han llegado o están rotos.
1. El Albarán como Documento Clave
El Albarán (o Nota de Entrega) es el documento que emite el proveedor y que acompaña a la mercancía. Su función es acreditar que la entrega se ha realizado físicamente.
Diferencia Crucial
Recuerda: El albarán NO es una factura. Es el justificante de entrega. La factura llegará más tarde por vía administrativa para el pago.
Datos que debes revisar en el albarán:
- Número de albarán y fecha.
- Datos del proveedor y datos de Mundo Papel S.L. como receptor.
- Descripción detallada y cantidad de los artículos.
- Espacio para la firma y sello del receptor.
2. El Protocolo de Recepción Paso a Paso
Sigue estas instrucciones literales de los apuntes para cada pedido que llegue a la tienda:
Verificación del número de bultos
Antes de que el transportista se marche, cuenta el número de cajas. ¿Coincide con lo que indica el albarán?
Inspección del estado externo
Busca golpes, manchas de humedad o precintos rotos. Si ves algo sospechoso, anótalo en el albarán del transportista.
La Firma Condicionada
Si no puedes abrir las cajas delante del transportista, firma y añade siempre la coletilla: "Pendiente de revisión de contenido". Esto te da 24 horas para reclamar "daños ocultos".
Cotejo de Mercancía
Ya en el almacén, abre las cajas y comprueba que el contenido coincide con el albarán y con el Pedido Original.
3. Cálculo del Peso Volumétrico
Las agencias de transporte cobran por el mayor de estos dos valores: el peso real o el peso volumétrico (espacio que ocupa la caja).
Fórmula Técnica
Peso Volumétrico (kg) = (Largo x Ancho x Alto en cm) / 6000
Ejemplo de los apuntes:
- Caja de 60 x 40 x 40 cm.
- Peso real: 5 kg.
- Cálculo: (60 * 40 * 40) / 6000 = 16 kg.
- Resultado: Se facturarán 16 kg porque la caja es grande aunque pese poco.